W zarządzaniu czasem niezwykle istotną rolę odgrywają zasady i reguły planowania pracy.
W fachowej literaturze związanej z zarządzaniem czasem spotkamy się zapewne z różnym podziałem. Ja skupiłam się na 11 zasadach, które według mnie, mają kluczowe znaczenie przy planowaniu dnia pracy. Omówmy je po kolei.
„Ten, kto nie planuje, nigdy nie osiąga sukcesu”.
1. ZAPISUJ WSZYSTKIE PLANY – jest to pierwsza i zarazem jedna z ważniejszych zasad. Wszystko, co przyjdzie Ci do głowy, zapisuj w notatniku. Nasza pamięć jest zawodna i jeśli tego nie zrobisz, Twoje plany pójdą w zapomnienie. Zapisywanie odciąży ponadto Twoją pamięć i bardziej zmotywuje Cię do pracy. Działa tutaj tzw. psychologiczny efekt samo-motywacji do pracy. Zapisywanie planów ma jeszcze inne plusy: większa koncentracja na wykonywanej pracy oraz lepsza kontrola wyników.
Jeśli zapiszesz swoje plany, łatwiej Ci będzie w przyszłości ocenić czas niezbędny do realizacji określonych zadań.
2. POSŁUGUJ SIĘ KALENDARZEM – korzystanie z kalendarza to bardzo przydatne narzędzie w planowaniu czasu. Staraj się używać tylko jednego kalendarza, aby wszystkie plany były zebrane w jednym miejscu i abyś nie tracił czasu poszukiwanie swoich cennych zapisków w innych kalendarzach. Noś go zawsze przy sobie, żebyś miał możliwość dopisania nowych pomysłów, kiedy przyjdą Ci do głowy.
Pamiętaj o zastosowaniu metody ABCDE (o której pisałam w innym artykule), ustalając stopień
ważności poszczególnych zadań. Stwórz oddzielne rubryki na godziny spotkań (lub innych zajęć) i na notatki.
Nie zapominaj o sobie! – ważne, abyś w kalendarzu zarezerwował czas dla siebie, jak np. czas na odpoczynek, przyjemności, spotkania ze znajomymi itd.
3. REGUŁA 60/40 – reguła to mówi, że należy tylko planować 60% czasu pracy, a nie 100%. Pewnie zastanowisz się „dlaczego”? Ano dlatego, że te pozostałe 40% czasu powinieneś zostawić na wypadek niespodziewanych zadań, czynniki rozpraszające pracę (pożeracze czasu, o których wspominałam wcześniej), czy też własne potrzeby i czas wolny.
4. KRZYWA WYDAJNOŚCI – jest to krzywa ukazująca Twoją wydajność w ciągu dnia. Jest ona różna u różnych osób, dlatego też w swoich planach powinieneś uwzględnić własne predyspozycje biologiczne. Jedni rano potrzebują ok. 1 godziny na "wybudzenie" i "rozruszanie się", natomiast inni są najbardziej wydajni w godzinach porannych. Krzywa ta zmienia się oczywiście w ciągu dnia i najlepiej wiesz, w jakich godzinach jesteś najbardziej wydajny, a w jakich spada Twoje skupienie i energia. Uwzględnij to więc w planowaniu swojego czasu dnia!
5. PRAWO PARKINSONA – jest to prawo opisane przez brytyjskiego historyka i pisarza z początków XX. Głosi ono, że praca rozszerza się wprost proporcjonalnie do czasu wyznaczonego do jej wykonania.
„Im więcej czasu mamy na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu nam ona zabiera”.
6. EFEKT STUDENTA – przy planowaniu czasu, warto również wspomnieć o „efekcie studenta”, który również został opisany przez Parkinsona. Jak sama nazwa wskazuje, efekt ten jest najbardziej powszechny wśród osób uczących się, które odkładają naukę na ostatnią chwilę. W efekcie brak im czasu na przyswojenie wiedzy i ostatecznie tracą koncentrację i wpadają w panikę. Ten sam efekt występuje w planowaniu czasem. Dlatego też powinieneś za wszelką cenę unikać odkładania realizacji zadań na później, aby nie doprowadzić do tego rodzaju krytycznej sytuacji.
7. PLANUJ REALNIE – nie przeceniaj własnych możliwości i zaplanuj zadania tak, abyś mógł je zrealizować w określonym czasie. Ustal deadline (datę końcową realizacji) dla poszczególnych zadań i określ, ile czasu będziesz potrzebował na ich wykonanie. Staraj się ustalać terminy realne. Jeśli ustalisz terminy zbyt późne lub zbyt napięte, doprowadzi Cię to do stresu i w efekcie nie wykonasz zadania na czas.
8. SPRAWY NIEZAŁATWIONE – nie zapominaj o zadaniach, których – z jakichś powodów – nie udało Ci się zrealizować w czasie. Uwzględnij je w kolejnych planach.
9. EFEKT PIŁY – to zjawisko spadku naszej wydajności po wystąpieniu zakłócenia. Czynnikami zakłócającym naszą pracę mogą być czynniki zewnętrzne, np. telefon, sms, wiadomość na komputerze od znajomego, włączony telewizor lub osoba pytająca nas o coś, a także czynniki wewnętrzne jak np. rozmyślanie nad czymś (niezwiązanym z zadaniem), rozkojarzenie,
wspominanie itp.
Badania pokazują, że efekt piły może spowodować straty naszego czasu nawet do 28%. Po każdym zakłóceniu, czyli rozproszeniu się, potrzebujemy ponownie czasu na skupienie się na wykonywanym zadaniu. Oczywiście czas ten będzie różny dla różnych osób. U tych osób, które potrzebują więcej czasu na ponowne skupienie, straty czasu będą zdecydowanie większe. Brak skupienia podczas pracy skutkuje słabymi wynikami, wydłużeniem się czasu realizacji zadań i co za tym idzie wzrostem poziomu
stresu. Poniższy schemat ilustruje negatywne skutki odrywania się od pracy:
10. REZULTATY ZAMIAST CZYNNOŚCI – pamiętaj o zapisywaniu oczekiwanych rezultatów, a nie samych czynności. Dzięki temu czynności będą od początku ukierunkowane na osiągnięcie określonego celu i uniknięcie niezaplanowanych działań.
11. CICHA GODZINA - czyli czas bez zakłóceń. Zarezerwuj sobie pełną godzinę na wykonanie zadania, dbając o to, aby w tym czasie nic Cię nie rozpraszało i abyś mógł skoncentrować się na pracy. Nieustanne przerywanie pracy „wybija” Cię bowiem z rytmu i potrzebujesz kolejnej porcji czasu na osiągnięcie skupienia i zabranie się do pracy.
Jak mawiał Peter Drucker:
„Nie chodzi o to, aby robić wszystkie rzeczy we właściwy sposób. Chodzi przede wszystkim o to, aby robić właściwe rzeczy”.
Zastosowanie poniższych zasad zaoszczędzi mnóstwo Twego cennego czasu, a nawet... uda Ci się zrobić więcej, pracując mniej :-) Zacznij je stosować już od dziś, a zobaczysz, że niebawem osiągniesz zadowalające efekty w swojej pracy i zwiększysz swoją produktywność.
Zatem jeśli chcesz osiągnąć sukces, Drogi czytelniku, zacznij planować swój dzień już od dziś:-)
--------------------------------
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz