Zarządzanie czasem (ang. time management) – podnoszenie skuteczności działania poprzez efektywniejsze wykorzystywanie czasu. Terminu ‘zarządzanie czasem’ najczęściej używa się w kontekście pracy i kariery, choć odnosić się może do wszystkich sfer życia. Głównym założeniem zarządzania czasem jest to, że dobrze wykorzystując czas, można więcej zrobić, a więc wzrasta szansa na sukces.
Zarządzanie czasem to, obok teoretycznych założeń, w dużej mierze zbiór technik mających pomóc lepiej wykorzystywać czas. Ponieważ niemożliwe jest osiągnięcie celu, dopóki nie zostanie on wyznaczony, rzeczą mającą decydujące znaczenie dla poprawy skuteczności działania, jest właśnie dobre formułowanie celów. Planowane wydaje się powszechne, wykazano jednak, że tylko 3% ludzi wyznacza sobie cele jasne i wyraźne – oni też odnoszą największe sukcesy.
Cechy dobrze sformułowanego celu określa zasada SMARTER nazwana tak od pierwszych liter angielskich słów określających te cechy:
S – specific/konkretny
M – measurable/mierzalny
A – ambitious /ambitny
R – realistic/realistyczny
T – time oriented/określony w czasie
E – exciting/ekscytujący
R – recorded/zapisany
Dobrze sformułowany cel powinien być zatem bardzo konkretny, tak aby było doskonale wiadomo, do czego się dąży (np. być szczęśliwym może dla jednych znaczyć bogatym, dla innych bezpiecznym lub tez otoczonym wianuszkiem dzieci itd.), powinien być także mierzalny, tj. powinien być sposób, aby jednoznacznie określić, kiedy cel zostanie osiągnięty, czyli, na przykład, po czym poznam, że jestem szczęśliwy? Wskazane jest też narzucić sobie pewne ramy czasowe, określi termin realizacji danego celu (np. nie ‘kiedyś w przyszłości’, ale ‘do 30 r. ż.’.) W formułowaniu celu zwraca się także uwagę na to, aby cel był ambitny i ekscytujący, co będzie zwiększało motywację do jego osiągnięcia, ale jednocześnie musi być realistyczny, czyli możliwy do osiągnięcia. Ważnym krokiem w kierunku dobrego formułowania celów jest ich zapisywanie. W zależności od poszczególnych wymiarów, cele można przyporządkować do różnych kategorii. Ze względu na zasięg czasowy, wyróżnić można cele: Długoterminowe (strategiczne) na 3-5 lat, wyznaczają kierunek działania; Krótkoterminowe (taktyczne) na 2-3 miesiące, proponują rozwiązania; Bieżące (operacyjne) na najbliższy tydzień, dają konkretne zadania.
Dobre zarządzanie czasem wymaga przemyślenia oczekiwań wobec siebie i innych, wobec przyszłości oraz hierarchizacji celów i zadań. Wyróżnia się cztery kategorie zadań/celów ze względu na ważność i pilność ich wykonania, tzw. Macierz Eisenhovera. W pierwszej kolejności należy zająć się oczywiście rzeczami ważnymi i pilnymi, w drugiej jednak kolejności czas należy poświęcić, wbrew intuicji, na rzeczy ważne choć mniej pilne. Istotnym elementem dobrego wykorzystywania czasu i efektywnego działania jest planowanie – więc po wyznaczeniu celu (oczywiście zgodnie z zasadami Smarter) należy większe zadania (cele długoterminowe lub też złożone projekty) rozbić na zadania mniejsze, tak, aby nawet w przypadku odległych planów, już dziś móc zacząć działać w kierunku ich realizacji. Zarządzanie czasem podaje źródła niepowodzeń w osiąganiu celów oraz sposoby przezwyciężania trudności. Są to nie tylko ogólne zasady, jak w powyższym omówieniu, ale też bardzo szczegółowe rady i wskazówki, które mogą stanowić bardzo skuteczne narzędzie zwiększania efektywności działania, pod warunkiem jednak, że lepszego zarządzania czasem rzeczywiście się chce. Na drodze do zmiany mogą stać nasze własne poglądy, tzw. ‘bariery mentalne’. Mogą to być obawy dotyczące rzekomego ograniczenia naturalności i spontaniczności, ponieważ wielu osobom, dobre zorganizowanie kojarzy się ze sztywnością i drętwością, choć w rzeczywistości właśnie lepsze panowanie nad swoim czasem daje swobodę i możliwość odprężenia. Przeszkadzać może także negatywna samoocena której skutkiem bywa niewiara w możliwość zmiany i uogólniona opinia o własnej niekompetencji, oraz ograniczające poglądy, że takie cechy jak spóźnianie czy roztargnienie są stałą i nie podlegającą zmianie właściwością danej osoby. To także nie jest prawdą, ponieważ wiadomo, że człowiek jest w stanie zmieniać swoje nawyki, pod warunkiem, że tego bardzo chce. Tymczasem, wydaje się, że głównym źródłem nieefektywności jest opór przed zmianą swoich nawyków, jako że zawsze wymaga to dyscypliny i wysiłku.
Źródło: Wikipedia
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz