"Rozpacz to cena, jaka płacimy za postawienie sobie nieosiagalnego celu."Graham Greene
Organizacja pracy i zarządzanie czasem maja z sobą wiele wspólnego. Dobra organizacja pracy stwarza warunki do efektywnego wykorzystania czasu.
Nawet drobne błędy w organizacji pracy mogą mieć istotny wpływ na zmniejszenie efektywności, ponieważ powtarzają się przy wielu czynnościach. W najgorszym przypadku brak dobrej organizacji pracy powoduje prawdziwe kłopoty, bo źle zorganizowana osoba:
- nie może znaleźć potrzebnych informacji czy dokumentów,
- ma zamęt w kalendarzu,
- przeskakuje od zadania do zadania, próbując zdążyć z nakładającymi się terminami,
- jest źle przygotowana i spóźnia się na spotkania,
- ciągle przybywa jej papierkowej roboty,
- nie ma jasnych priorytetów,
- pracuje w bałaganie,
- ma problemy w komunikowaniu się z innymi i źle prowadzi dokumentacje.
W rezultacie osoba taka podwaja wysiłek, marnuje czas, nie dotrzymuje terminów, a efekty jej pracy są niewystarczające, choć na pozór włożyła w ich osiągniecie odpowiednia ilość czasu i wysiłku. Co gorsza, taka kiepska wydajność jest doskonale widoczna i wpływa na prace innych. Osoby bezpośrednio współpracujące z kimś źle zorganizowanym same wpadają w tarapaty, a winowajce uważają za niesolidnego. Zła organizacja wpływa wiec nie tylko na bieżąca prace, ale również na szanse rozwoju kariery.
Mam nadzieje, ze powyższy opis nie dotyczy ciebie (beznadziejnie źle zorganizowana osoba z cała pewnością nie sięgnęłaby po niniejszy poradnik). Jednak większość ludzi dostrzega u siebie pewne elementy złej organizacji pracy. Łatwo sobie wyobrazić, ze nawet tylko cześć powyższych punktów miałaby bardzo negatywny wpływ na nasza prace. Zwykle nie trzeba zresztą uruchamiać wyobraźni, twoja pamięć na pewno podsunie ci odpowiednie przykłady. Wykazanie wad złej organizacji pracy jest prostym zadaniem. Jak jednak dobrze zorganizować prace, i to na stałe? Podstawa jest plan. Zajmiemy się wiec, podobnie jak w poprzednim rozdziale, tworzeniem planu, a także jego realizacja. Następnie omówimy szereg rozmaitych czynników pozytywnie wpływających na organizacje pracy.
Niektóre z nich to proste pomysły, mające jednak istotny wpływ na dobra organizacje, inne maja fundamentalne znaczenie. Wszystkie będziesz musiał prawdopodobnie nieco dostosować do swoich metod pracy. Jednak wiele z nich łatwo przekształcisz w nawyki i nie będziesz marnował czasu na zastanawianie się nad ich implementacja. Najpierw jednak zajmiemy się planowaniem.
Opracuj plan
Opracowanie planu to coś więcej niż wypisanie listy rzeczy do zrobienia. Zadania trzeba zapisywać w odpowiedni sposób i również w odpowiedni sposób na bieżąco uzupełniać plan. Można to zrobić
następująco:
- Spisz zadania. Lista musi być wyczerpująca, choć w formie krótkich notatek. Trudno pracować z bardzo rozbudowanym planem.
- Oszacuj jak najdokładniej czas, jaki zajmie wykonanie każdego zadania.
- Dodaj czas na nieprzewidziane wypadki. Zazwyczaj wszystko zajmuje więcej czasu, niż oszacowano. Uwzględnij również powtarzające się czynności, które wykonujesz codziennie na bieżąco.
- Ustal priorytety. To kluczowy, niezwykle istotny aspekt zarządzania czasem.
Zaglądaj w ciągu dnia do planu i analizuj go dokładnie raz dziennie. Ja robię to pod koniec każdego dnia pracy, aktualizując plan zgodnie z tym, co wydarzyło się w ciągu tego dnia, a do tego przeglądam go szybko codziennie rano, gdy przychodzi poczta. Ważne, żebyś robił to wtedy, gdy ci to odpowiada.
Proces ten powinien stać się nawykiem. Podjecie innych koniecznych działań zależy od tego, jaki charakter ma twoja praca i jak wygląda twój dzień pracy. Gdy w ciągu dnia pojawi się nowe zadanie, zastanów się nad nim i dodaj do listy od razu albo odłóż i wpisz do planu podczas najbliższego przeglądu. Bardzo użyteczne są,
moim zdaniem, żółte karteczki do przyklejania. Nie wiem, jak sobie radziliśmy, zanim się pojawiły. Można ich użyć do zrobienia krótkiej notatki i przykleić do planu, a dopiero później wprowadzić dana informacje na stałe.
Powyższy proces przeglądania planu i wprowadzania zapisów to fundament efektywnego zarządzania czasem. Rozmaite systemy zarządzania czasem proponują szczegółowe układy zapisu, podziały, nagłówki itd. Taki system może okazać się pomocny, jednak prosty, samodzielnie wypracowany system również powinien
się doskonale sprawdzić. Wydzielenie gotowych rubryk czy zastosowanie drugiego koloru mogą usprawnić prace z planem. Jeśli będziesz sumiennie dokonywał wpisów i skrupulatnie przeglądał plan, zapanujesz nad sytuacja i na pewno o niczym nie zapomnisz. Podziel zadania na grupy
Jeśli mamy bardzo dużo zadań do wykonania, to ich lista staje się długa, a wiec nieczytelna i nieużyteczna. Jedynym sposobem jest zastosowanie podziału zadań na grupy. Dzielenie zadań na kategorie jest najważniejsza zasada efektywnego zarządzania czasem. I w tym przypadku rożne systemy proponują własne metodologie podziału. Jedynym kryterium wyboru powinna być twoja wygoda. Uważam, ze istotniejsza od szczegółowej konfiguracji systemu jest po prostu liczba kategorii. Trzy lub cztery to idealna liczba, z która
łatwo będzie pracować. Nie jest tez szczególnie ważne, jak nazwiesz te kategorie. Mogą to być na przykład następujące kategorie:
- Priorytet
- Ważne
- Na teraz
- Potrzeba więcej informacji
- Do przeczytania
To tylko propozycje, niektórzy nazywają swoje kategorie po prostu A, B i C. Potrzebne będą ci również inne kategorie, jak: Do akt, Telefon, Do napisania, Do podyktowania. W zależności od rodzaju pracy i stanowiska mogą przydać się również inne kategorie, na przykład PROPOZYCJE, NOTOWANIA, nazwy produktów, działów czy systemów. Zastosowanie tych kategorii wiąże się oczywiście z papierkowa robota. Na tym etapie istotna jest odpowiedz na pytanie, ile kategorii i o jakich nazwach będzie ci odpowiadać, a także dbałość o zgodność systemu ze sposobem, w jaki zorganizowane jest miejsce pracy (biurko). Liczba kategorii może na przykład odpowiadać liczbie segregatorów, a oznaczenia kategorii oznaczeniom na dokumentach (nawiasem mówiac, lepiej unikać stosowania kolorowych oznaczeń w pracy całego biura ze względu na dużą liczbę osób nierozróżniających kolorów).
Patrick Forsyth
Powyższy tekst jest fragmentem książki "Efektywne zarządzanie czasem" .
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz